Na Invillia, toda quarta-feira, ao meio dia, paramos uma hora para nos nutrir com as dicas, how-tos, boas práticas e tendências selecionadas por nossos especialistas em Product, Agile, Back e Front, Mobile, Quality, Security e Data. Uma troca de experiência vital para quem adora o novo. E essencial para que a inovação nunca pare. Se tecnologia está no sangue. A gente faz questão de deixá-la circulando cada vez mais_

Na veia_ Usando o Kanban Maturity Model para a inovação e melhoria contínua das organizações_
9 minutos de leitura

No artigo de hoje, deixamos os principais aprendizados da enriquecedora edição sobre o Kanban Maturity Model, apresentada por Aluisio Vanzolin, nosso especialista em Agilidade. Muito mais que ganhar um selo, o objetivo é evoluir passo a passo na forma de inovar e trazer resultados para a organização como um todo.

O KMM e os seus 3 pilares

O KMM, Kanban Maturity Model/Modelo de Maturidade Kanban, compila anos de experiência na implementação do Kanban em empresas de diversos setores e dimensões, desempenhando um importante papel na sua orientação ao propósito. Através de um “roadmap” evolutivo, permite um alinhamento crescente para a criação de produtos e serviços que encantam cada vez mais os clientes. Passo a passo, nível a nível, rumo a uma organização mais ágil, resiliente e anti-frágil.

Existem aqui três pilares fundamentais: Cultura, Práticas e Resultados. A Cultura são as coisas que as pessoas valorizam e às quais se referem como princípios ou normas que justificam comportamentos e práticas (“É assim que vivemos aqui”). As Práticas são as atividades de rotina, os padrões observáveis das interações, as práticas kanban estabelecidas e os hábitos (“É assim que fazemos as coisas por aqui”). E os Resultados são o que tudo isso traz de forma demonstrada, as descobertas numa perspectiva externa – cliente, e interna – organização.  (“É assim que o nosso negócio está performando”).

O modelo de maturidade descomplicado

Para melhor entender o que é e qual o valor de um modelo de maturidade, imagine o cenário de um bartender durante a carreira dele. No início, ele sabe como servir as bebidas que já vêm prontas. À medida que o tempo passa, vai adquirindo experiência e aprende a fazer as bebidas mais clássicas e pedidas. E aí, conforme testa e ganha conhecimento e senioridade, entra na arte de criar cocktails e receitas por ele mesmo. É um processo de evolução. E o modelo de maturidade vem apoiar justamente nisso. Quebrar em níveis, entender onde eu estou no momento e qual a prioridade em seguida, a próxima capacidade a treinar. Até para não perder o foco naquilo que é realmente importante e reconhecido em termos de outcome. Esse é o verdadeiro valor de um modelo de maturidade. Identificar o seu nível atual e o que precisa trabalhar para melhorar. Em todos os níveis de maturidade.

Olhando para outros modelos de maturidade, tem alguns que criaram uma reputação ruim, por exemplo o CMMI. Além de divergir de um mundo em constante mudança, acabou trazendo uma questão de certificação para os níveis. Isso fez com que as empresas tivessem mais interesse em certificar para cada um do que realmente entregar mais resultados. As certificações levaram à competição para ser o melhor e corromperam os valores essenciais. Será que o KMM vai terminar da mesma forma? Acreditamos que não. Uma frase interessante do Martin Fowler é que “todo o modelo de maturidade, assim como qualquer modelo, é uma simplificação: errado, mas esperançosamente útil”. Assim, deve ser visto como uma caixa de ferramentas para seguir passos e alcançar resultados. Não como um fim em si mesmo.

A melhoria incremental

O KMM vem dar resposta a quatro principais necessidades na utilização do Kanban:

• Obter uma melhor compreensão do estado atual da organização – antes de melhorar é preciso entender qual é o estado numa visão do todo, ao nível da corporação, dos seus produtos e serviços, e não apenas do time.
• Encontrar a prática apropriada para guiar a evolução – sabendo onde está, definir a próxima prática a aplicar. Para não trazer algo demasiado simplista que a organização já aprendeu, ou tão complexo que não vai conseguir lidar.
• Evoluir intrinsecamente a cultura e performance da organização – essa é a divergência principal do CMMI. O objetivo não é ter um selo de nível x do KMM, é de fato ter uma evolução de cultura e de resultados na empresa.
• Medir e controlar o progresso da transformação da organização – dar visibilidade do que está acontecendo e alinhar as expectativas.

O próprio Kanban já vem endereçar algumas dores das missões de inovação contínua:

• Controlar o fluxo de trabalho e resolver problemas de forma rápida
• Alívio de sobrecarga
• Responder às perguntas de previsibilidade com confiança
• Gerenciar mudanças
• Atender às expectativas do cliente final

Falhas na adoção

O KMM surge assim para prevenir os dois modos de falha na adoção do método:

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Passar do ponto – Plano de transição ambicioso – Desenhado pelo cara mais esperto da sala – Muita coisa, muito cedo – Ambiente não está preparado – Resistência a mudança – Abandono

Achar que já está bom – Conseguimos implantar o Kanban – Focado apenas no time – Alívio da sobrecarga – Melhorou a transparência – Melhorou a colaboração – Kanban trouxe o que precisávamos

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Existem 7 níveis de maturidade para percorrer e o Kanban Maturity Model traz precisamente o que fazer a cada momento para evitar passar do ponto e achar que já está bom. Pensa que tem tudo funcionando? Já é o líder de mercado? Consegue se reinventar da noite para o dia e atender as novas expectativas do cliente? Aliviou a sobrecarga do time, melhorou a transparência e a colaboração. Pronto, o Kanban trouxe aquilo que precisava. Não é verdade. Tem muita coisa pela frente ainda, sempre tem um passo a melhorar. E o KMM vem para ajudar.

Arquitetura do Kanban Maturity Model (visão geral)

No site do KMM estão disponíveis vários posters para download e um deles é a visão geral da arquitetura com os níveis de maturidade, do zero até ao 6, e a explicação de cada um:

Como vimos antes, é a união da cultura, práticas e resultados que diz qual o seu nível atual de maturidade. Por exemplo, não basta ter todas as práticas do nível 3, se a cultura não acompanhar e muito menos os resultados. E tem algumas práticas de transição e práticas de consolidação que também precisam ser seguidas antes de se assumir no nível seguinte. Pouco a pouco, de maturidade em maturidade, a gente vai evoluindo e deve buscar no mínimo o nível 4. O ponto é como provocar a melhoria. Tem um modelo estruturado, tem uma forma de entender onde está e tem uma forma de enxergar qual o próximo passo.

Modelo de mudança evolucionária

Mas como conseguir realmente evoluir a organização, o produto ou serviço, para trazer mais resultados? Para que você faça a disrupção do próximo nível, o Stressor não pode ser você. Suponha que o time está ignorando as atividades na coluna Code Review, o que aumenta o LeadTime da atividade e afeta o prazo de entrega. Se você for o Stressor, pode ser entendido como quem só levanta problemas. O Kanban Maturity Model traz uma forma mais inteligente. Que é um mecanismo de reflexão, de você provocar com que seja o próprio time a promover a evolução. Tem um ato de liderança, alguém no time que traz a sugestão para solucionar. E no final são eles os donos das melhorias. Você que está só observando e tentando fomentar os caminhos a seguir, acaba levando uma cultura para esse time que não vai esquecer. Depois que evolui para essa maturidade em que ele mesmo provocou as melhorias, dificilmente vai voltar atrás e isso é a diferença entre um líder que conscientemente pode deixar um time de uma maneira mais madura ou um líder que quando sai do time, o time desmorona.

É esse o modelo de mudança evolucionária. Observa a maturidade que você está, planeja a disrupção que quer trazer, obtém acordos com as pessoas encorajando atos de liderança e repete isso constantemente. Está num estado de felicidade, provoca uma melhoria que gera uns certos desconfortos, mas esses desconfortos movem para o próximo nível e trazem um novo equilíbrio e uma nova felicidade, dessa vez com mais de maturidade no seu processo.

Claro que existem barreiras, obstáculos difíceis, mas não impossíveis de superar. A ideologia do método é você ser como a água. Se tem uma pedra na frente, não vai tentar quebrá-la e sim contorná-la para seguir o seu fluxo e alcançar o resultado.

Nunca esqueça: a maturidade está intimamente relacionada com a cultura (como vivemos), as práticas (como fazemos) e os resultados (o quanto somos efetivos). Vamos agora explorar como isso se traduz nos primeiros níveis:

Maturity Level 0 – Oblivious

Na maturidade cega, ou zero, a pessoa ainda não tem consciência do que está à sua volta. É uma cultura baseada em conquistas individuais. As práticas são focadas em tarefas e existe apenas a visualização do trabalho do indivíduo. E em termos de resultados basicamente é contar com a sorte. Se aparecer algo diferente no mercado, você não está observando e vai fazer mossa a sério. É muito perigoso. Não está adequado com o momento. Só sabe o que cada um está fazendo e não tem isso visível para todos.

Maturity Level 1 – Team-Focused

A maturidade 1 é focada no time. Você começa a ter uma cultura de colaboração, de iniciativa e de transparência. Um ajudando o outro, às vezes até questionando alguns comportamentos, o que pode levar a uma melhoria da eficiência. Em relação às práticas, a gente já começa a ter algumas políticas explícitas básicas, tem um kanban de time, já consegue visualizar o trabalho, o fluxo passando, tem um limite de WIP por pessoa e kanban meeting. Quais os resultados dessa maturidade? Ainda são inconsistentes e os processos emergentes. A sugestão do KMM é ter cuidado com esse foco de time. Porque isso pode gerar um sentimento de tribalismo nas pessoas. Pode fazer com que se importem mais com elas do que com os objetivos do produto ou serviço. Se está numa maturidade zero, tente ir direto para uma maturidade dois.

Maturity Level 2 – Customer-Driven

Na maturidade 2 o foco é no cliente, você sabe o que está entregando para o usuário. Acompanha, tem os princípios de service delivery. Deixa de olhar para tarefas dentro de um Board e começa a olhar para resultados, aquilo que está gerando valor no final de todo um workflow. É uma maturidade com bastantes coisas. Não faça tudo de uma vez, faça de forma evolucionária. Já estamos perante uma cultura com atos de liderança, atenção, respeito e sensibilidade com o cliente, gestão do fluxo, e compreensão do todo e propósito (mais numa visão interna da empresa, a empresa está conseguindo se entender como uma empresa mesmo, como uma cultura). As práticas vão acabar levando a uma mudança cultural, e incluem a visualização do workflow, o entendimento dos tipos de atividade que o cliente necessita, as métricas de fluxo, a gestão de impedimentos, a gestão do WIP, a revisão de políticas, em contante melhoria. Os resultados ainda são inconsistentes mas com processo azeitado, tem um discovery e um delivery de Kanban, o fluxo end-to-end e uma certa rotina atrelada dentro da organização como um todo.

Maturity Level 3 – Fit-for-Purpose

Na maturidade F4P você já tem uma cultura em que consegue entregar de forma adequada para o cliente, atendendo as suas expectativas de forma consistente. Existe um alinhamento e unidade, um propósito comum partilhado (conhecimento, identificação e concordância com o propósito externo), equilíbrio e liderança em todos os níveis (todos eles já estão provocando melhorias). Relativamente às práticas já existe uma visualização de dependências, Falhas x Valor, análise de risco (cauda LT), previsibilidade, SLA e datas alvo, e critérios de F4P. Há resultados de curto prazo, foco no cliente, atendimento de expectativas, mas ainda é economicamente inconsistente.

É preciso ter consciência que tem muita coisa para evoluir. Não se sinta numa zona de conforto. E tenha sempre a visão do propósito, de agregar cada vez mais valor. Com todos alinhados e envolvidos numa mesma missão. Num mesmo caminho rumo a organizações mais resilientes, ágeis e com uma enorme capacidade de reinvenção. “É a organização que amadurece, não o Kanban que amadurece”.

O KMM e a Invillia

Sabia que o Kanban Maturity Model é uma das fontes de inspiração do nosso Global Growth Framework? Como caixa de ferramentas totalmente adaptada a cada empresa, é composta por técnicas, metodologias, processos que viabilizam a inovação contínua e incremental. E que está sempre em evolução. A combinação de Data, People, Action incrementando e acelerando em escala, performance e qualidade a criação e o desenvolvimento dos produtos e serviços digitais dos game-changers. Confira alguns cases de quem já conseguiu atingir os níveis mais avançados de maturidade ?

Vamos evoluir juntos?