Na Invillia, toda quarta-feira, ao meio dia, paramos uma hora para nos nutrir com as dicas, how-tos, boas práticas e tendências selecionadas por nossos especialistas em Product, Agile, Back e Front, Mobile, Quality, Security e Data. Uma troca de experiência vital para quem adora o novo. E essencial para que a inovação nunca pare. Se tecnologia está no sangue. A gente faz questão de deixá-la circulando cada vez mais_

Na veia_ O LDJ como workshop perfeito para resolver desafios com rapidez e alto impacto_
5 minutos de leitura

No artigo de hoje, deixamos os principais aprendizados da inspiradora edição sobre Lightning Decision Jam (LDJ), apresentada por Diego Ramos, especialista da comunidade de Design da Invillia.

Entendimento sobre Design e Contexto

O Design tem várias definições e é muitas vezes confundido com criação visual. Aqui na Invillia entendemos que o objetivo do Design é solucionar problemas, e o formato (visual, processo, jornada) é apenas o meio para que isso aconteça. Por exemplo, quando pensamos em Design UX estamos a endereçar a experiência do utilizador. E como chegamos à melhor possível? Em grande parte, discutindo em equipe.

Aí surge a questão crítica. Cada vez mais participamos de reuniões que não são produtivas. Demasiado tempo conversando e saindo com nada. Muito se fala, por vezes em monólogo, e pouco se faz. Numa pesquisa da Igloo Software, 44% reportou que as reuniões são improdutivas. E dentro desse quadro, 76% diz que são desnecessárias, 59% que desfocam do assunto principal, 58% que as pessoas repetem algo que já havia sido falado, e 47% que determinadas pessoas dominam a conversa da reunião.

É preciso repensar e começar a trabalhar de forma mais inteligente para trazer maior engajamento, ganhar tempo e criar de fato soluções que resolvam problemas. E o Lightning Decision Jam, criado por Jonathan Courtney e Michael Smart, surge precisamente para ajudar nessa jornada. Não apenas de Design, mas de tudo o que envolva solução de problemas: desde relacionados com desenvolvimento de produto até recrutamento, vendas ou quaisquer outros, até mesmo a nível pessoal.

O que é o Lightning Decision Jam

Substitua discussões infinitas e confusas por um processo claro e democrático que leve a mais ideias e resultados tangíveis. Esse é o mote do Lightning Decision Jam. Um exercício de grupo simples e curto, presencial ou remoto, para incentivar a criatividade e fomentar a inovação, ao mesmo tempo que propicia que todos os participantes se sintam envolvidos, energizados e produtivos:

• Workshop rápido – média de 1 hora
• Processo estruturado – tem começo, meio e fim, com passos plenamente identificados
• Decisões claras e acionáveis – o objetivo é sair com um plano de ação
• Democrático e colaborativo – independente do poder de argumentação ou da função
• Trabalho em conjunto, mas sozinhos – algumas dinâmicas são feitas isoladamente, sem viés

O LDJ pode ser rodado por qualquer grupo que pensa na melhoria contínua de seus times, produtos, processos ou relacionamentos. Mas é importante garantir alguns pré-requisitos:

• Um tema bem definido e não demasiado amplo
• Equipe com mínimo de conhecimento sobre o tema
• Um time formado de 2 a 8 pessoas (recomendado)
• Um facilitador
• Ferramentas colaborativas (Miro, Mural… – já existem boards prontos, ver no final do artigo)

E para quem for facilitador:

• Focar no timebox das atividades
• Manter os participantes concentrados e animados
• Direcionar sempre ao tema proposto
• Trazer uma playlist, já que é uma dinâmica bem leve e colaborativa

Estrutura do Lightning Decision Jam

O workshop LDJ é dividido em 3 etapas, cada uma com os seus próprios passos:

Identificar os problemas (15 minutos)

1. Identifique o que está funcionando dentro desse tema – 6 minutos – Individualmente, todos devem preencher um post-it com o máximo possível de pontos positivos, as coisas que nos estão movendo para a frente. O facilitador realiza depois a leitura.

2. Identifique os problemas – 6 minutos – Agora a equipe muda o foco, referindo de forma individual o que está nos segurando ou atrapalhando. Os aborrecimentos, erros, preocupações relacionadas com o tema. O facilitador realiza depois a leitura.

3. Priorize os problemas a atacar – 3 minutos – Cada membro da equipe tem 3 votos e elege individualmente os problemas que considera mais pertinentes resolver. O facilitador reordena depois dos mais votados, com alta prioridade, para os menos votados, com baixa prioridade.

Idear e priorizar soluções (18 minutos)

4. Transforme problemas em desafios – 6 minutos – Em conjunto, os problemas mais votados devem ser convertidos numa pergunta que começa com “Como Podemos”, para padronizar e torná-los mais acionáveis.

5. Produza soluções em silencio – 7 minutos – Idear possíveis soluções para os desafios identificados. Para garantir variedade (quantidade sobre qualidade), deve ser feito em silêncio, sem discussão, detalhando com clareza e evitando viés. Quando o tempo terminar, todos colocam as suas ideias.

6. Priorize a solução – 5 minutos – Cada participante tem 3 a 6 votos, dependendo do nº de pessoas e soluções, elegendo individualmente. O facilitador reordena depois da solução mais votada para a menos votada, priorizando o que vai ser trabalhado.

Criar o plano de ação (15 minutos)

7. Decida o que vai ser executado – 10 minutos – É o momento de o facilitador perguntar para todos o nível de impacto e esforço de cada solução, evitando discussões com mais de 30 segundos. Centrando primeiro cada item na matriz, e com base na discussão, coloca no quadrado certo e avança para o passo seguinte com as que ficam no “Faça agora” (foco no alto impacto – valor, e baixo esforço – custo/tempo).

8. Construa uma lista de ações – 5 minutos – lista de experimentos e o que é preciso para que cada um aconteça, incluindo o tempo de experimento (recomendado 2 semanas), o indicador de sucesso, os responsáveis (no máximo 2), e os passos (pelo menos 3). Temos assim algo testável e que conseguimos validar se em 15 dias existe ou não uma melhoria.

O objetivo não é encontrar a solução perfeita, mas sim priorizar aquelas que podem ser testadas rapidamente e que podem trazer o maior impacto para a empresa, time ou usuário.

Resumindo o workshop LDJ numa única imagem:

Vai errar? Pode errar, faz parte, mas vai errar rápido. Por isso a recomendação das duas semanas para implementar e avaliar. Com um follow-up mais uma vez simples:

Acompanhamento: 2 agendas na semana, máximo 10 minutos, somente com responsáveis e facilitador, compartilhando os resultados com todos os que participaram.

Retro (Opcional): Se necessário rodar um novo LDJ, começando com o experimento; o que deu e não deu certo; ciclo contínuo de evolução.

Documentação

• Workshop guiado – https://youtu.be/w9MvYDaA1Bk
• Manual passo a passo – https://attachments.convertkitcdnh.com/113082/ae706627-6eff-4cac-a459-ceda642dc871/LDJ%20Booklet%202020.pdf
• Template Miro – https://miro.com/app/board/o9J_kt1PIic=/
• Template Miro (Inv) – https://miro.com/app/board/o9J_lkBTL4A=/ (nossa preferida)

---

Essa é mais uma prática que que incentivamos na Invillia e faz parte do nosso Global Growth Framework. Para também obtermos os denominados quick-wins. Das equipes às inovações que construímos lado a lado com game-changers. Viabilizando a sua abordagem incremental, introduzindo continuamente novas e melhores formas de fazer as coisas. Data, People, Action a incrementar e acelerar em escala, performance e qualidade o desenvolvimento de produtos e serviços digitais_ Vamos criar e evoluir o próximo juntos?